10 ოქროს წესი სამუშაოს საუკეთესოდ ორგანიზების და დროის დაგეგმარებისთვის
1110 Views

10 ოქროს წესი სამუშაოს საუკეთესოდ ორგანიზების და დროის დაგეგმარებისთვის

ჯერ კიდევ ალბერტ ეინშტეინმა აღნიშნა, რომ ადამიანებს შეშის ჭრა მოქმედების თანმდევი შდეგის გამო უყვართ. სწოერდ შედეგის ხანგრძლივ მომავალში დადგომა არის ადამიანების სიზარმაცის ან ნელი მუშაობის მიზეზი, რაც უკავშირდება ბევრი ან უსიამოვნო დავალებების შესრულებას.

დაგეგმვის სისტემაში მნიშვნელოვანი პუნქტია სამუშაო დროის რაციონალურად გამოყენების კონტროლი. ეს ხელმძღვანელს საშუალებას აძლევს გამოავლინოს ის რეზერვები, რომლებიც საჭიროა სამუშაოს სამომავლოდ სრულყოფისთვის და სამუშაო დროის რაციონალურად გამოყენებისთვის.

საკუთარი საქმიანობის ინდივიდუალური დაგეგმვისა და მართვისას, ხელმძღვანელს უკეთ ესმის საქმე, რესურსი და თანამშრომლობის შესაძლებლობები; ასევე იღებს საფუძვლიან მონაცემებს საკუთარი უფლებების, შეზღუდვების და სამუშაო დროის გამოყენების შესახებ. შედეგად ხელმძღვანელი საკუთარ თავში უკეთ გარკვევასაც ახერხებს, რაც ეხმარება არამარტო საქმიანობაში, არამედ წინსვლაშიც.

B2P.GE გთავაზობთ 10 “ოქროს” წესს, რომელთა შესრულება დაგეხმარებათ თქვნი სამუშაოს საუკეთესოდ ორგანიზებს და დროის წარმატებით დაგეგმარებას.

1. მოახდინეთ სამუშაო ბლოკების ფორმირება, რომლებშიც გააერთიანებთ მსხვილ ან მსგავსი ტიპის დავალებებს
მას, მისაც მუდმივად უწევს შეწყვიტოს ან ხელს უშლიან საქმიანობის დაგეგმვაში, დავალების შესასრულებლად გაცილებით მეტი დრო სჭირდება, ვიდრე მას, ვიც კონცენტრირებულია ერთ საქმეზე. შესვენებები მოითხოვს დროისა და ძალისხმევის დამატებით ხარჯს, რაგდან საჭირო ხდება საქმის შეწვყეტის შემდეგ ხელახლა მობილიზება და კონცენტრირება. თუ გავაერთიანებთ რამოდენიმე მცირე ზომის, მაგრამ ერთი ტიპის შესასრულებენ საქმეს (მაგალითად, სატელეფონო საუბრები, მიღებულ წერილებზე პასუხის გაცემა, სამსახურებრივი საკითხების განხილვა თანამშრომლებთან) სამუშაო ბლოკებში, მაშინ დროის ეკონომია სახეზე იქნება.

2. მიზანმიმართულად განმარტოვდით და განსაზღვრეთ დრო
განსაკუთრებულად მნიშვნელოვანი დავალებების შესასრულებლად აუცილებელია მშვიდად მუშაობის შესაძლებლობა, ყოველგვარი ხელის შეშლის გარეშე. დაუშვებელია, რომ თქვენი სამუშაო კაბინეტის კარი ყოველთვის და ყველასთვის ღია იყოს. გარდა ამისა, შეუძლებელია, რომ ტელეფონთან წვდომა მუდმივად გქონდეთ. შესაბამისად, საჭიროა დროის მკაცრად გაწერა. ტელეფონი გადართეთ ავტომოპასუხეზე. მხოლოდ ასე გაჩნდება თქვენს სამუშაო გრაფიკში თავისუფალი დრო, როცა შეძლებთ მაქსიმალურად მობილიზდეთ, მიაღწიოთ ნაყოფიერ შედეგს, ხოლო სატელეფონო ზარებს უპასუხებთ მოგვიანებით, როცა საქმეს მორჩებით.

3. მოლაპარაკებები წარმოებისას დააწესეთ რეგლამენტი, ასევე გამოყავით კონკრეტული დრო კონკრეტული საქმისთვის
სხვადასხვა საქმის შესრულების დროის ხანგრძლივობა ჩვეულებრივ დამოკიდებულია თქვენს ხელთ არსებულ დროზე. თითქმის ყველა ადამიანი წუწუნებს გაჭიანურებულ შეხვედრებსა და მოლაპარაკებებზე. რა თქმა უნდა ყველაფრის განხილვა საჭიროა, მაგრამ აუცილებელია დაიცვათ რეგლამენტი და შეხვედრა არ გააგრძელოთ ერთ საათზე მეტ ხანს. ეს დრო სრულიად საკმარისია იმისათვის, რომ მოისმინოთ ყველას მოსაზრება და მიიღოთ ძირითადი გადაწყვეტილებები. საქმიანი შეხვედრები ხშირად უსარგებლო ლაი-ლაის ემსგავსება ხოლმე. ყველაზე ხშირად მათ ნიშნავენ დილის 10 საათისთვის და თითქმის სადილობამდე გრძელდება. 11 საათზე დანიშნული შეხვედრაც სადილბამდე იწელება, მაგრამ შესაძლოა გაცილებით უკეთესი შედეგით დასრულდეს, ვიდრე დილაადრიან დანიშნული. ასეა თუ ისე, ფაქტია, რომ საჭიროა დროის მკაცრი განრიგის ქონა მოლაპარაკებებისა და შეხვედრებისთვის. დრო – ფულია, ნუ დაგავიწყდებათ ეს!

4. დაიცავით პრიორიტეტების დაყენების პრინციპი ყოველგვარი საქმის შესრულებისას
არავის არ შეუძლია ერთდორულად ყველა საქმეს გაუმკლავდეს. სამწუხაროდ ძალიან გავრცელებული ფორმაა რამოდენიმე საქმის ერთდროულად შესრულებისა და მოშორების მცდელობა. ხალხს ავიწყდება, რომ დღე-ღამეში 24 საათია. იმისათივს, რომ როგორმე გაწელოთ საკუთარი სამუშაო დღე, ზოგიერთი ადამიანი ზესამუშაო დროზე გადადის. ნუ დაივიწყებთ, რომ სტრესი წარმოიქმნება არა იმისგან, რაც ჩვენ გავაკეთეთ, არამედ იმისგან, რისი გაკეთებაც ვერ მოვასწარით – ამის შეგრძნება გვთრგუნავს. მოზღვავებულ დავალებებთან გამკლავების ერთადერთი შესაძლებლობა არის მათთვის პრიორიტეტების დაწესება, საკუთარი მიზნების მიღწევაზე ორიენტირება და მართლაც სერიოზული საქმეების კეთება. ამის დახმარებით თქვენ შეგიძლიათ საუკეთესოდ გამოიყენოთ ყოველი დღე, საათი და წუთი. რაც მთავარია მოახერხებთ მიზანმიმართულად აირჩიოთ მოსაგვარებელი საკითხი, რომელსაც მიანიჭებთ პრიორიტეტებში პირველ ადგილს და მიყვეთ სიას. ეს დროსაც დაგიზოგავთ და ნერვებსაც.

5. შეძლებისდაგვარად შეასრულეთ მხოლოდ აუცილებელი საქმე (აპრეტოს პრინციპი)
ვილფრედო პარეტომ XIX ს-ში აღმოაჩინა, რომ საქმიანობის მხოლოდ გარკვეულ, მცირედ ნაწილს აქვს რეალური ფასეულობა. ასე, მაგალითად ფირმის წარმატების 80% მიიღწევა მხოლოდ კლიენტების 20%-ის დამსახურებით ან ტექსტის 20% მოიცავს სტატიის ან ცირკულირებადი ინფორმაციის 80%-ს. თუ ჩვენ კითხვისას, შეხვედრებზე, ან კომპიუტერში ინფორმაციის შეტანისას შემოვიფარგლებით იმით, რაც რეალურად მნიშვნელოვანია, შევძლებთ, რომ ჩვენი დროის მხოლოდ 20%-ის გამოყენებით მივიღოთ შედეგის 80%. მთავარი სირთულე მდგომარეობს იმაში, რომ სწორად მოხდეს იმ 20%-ის გამოვლენა, რომელზეც დამოკიდებულია საქმის წარმატება. აღნიშნულ სიტუაციაში, ცოტა – გადამწყვეტი მნიშვნელობით განსაზღვრავს ბევრს!

6. სრულად გამოიყენეთ დელეგირება, როგორც ანაზღაურებადი მომსახურება
არცერთი ადამიანი, რომელიც უფრთხილდება საკუთარ დროს, არ უნდა აკეთებდეს ყველაფერს თავად. ის დავალებები, რომელთა შესრულებაც სხვებს შეუძლიათ, უსათუოდ მათ უნდა შეასრულონ. ვისაც არ ჰყავს დაქვემდებარებული თანამშრომლები, ან თანამშრომლების კვალიფიკაცია არასაკმარისია, უნდა აიყვანონ შესაბამისი კვალიფიკაციის და უნარების მქონე ადამიანები ან იზრუნონ არსებული პერსონალის დატრენინგებაზე. იმდენად, რამდენადაც უფლებამოსილების დელეგირება ითვალისწინებს დროის ეკონომიას, ყველაზე სასარგებლო და იაფი ვარიანტია ფასიანი მომსახურებებით სარგებლობა – სხვადასხვა სააგენტოებისა და საკონსულტაციო კომპანიების ერვისის გამოყენება. თანამედროვე პირობებში, მომსახურების ბაზარზე ნებისმიერი კვალიფიციური კადრის მოძიება არის შესაძლებელი. ასეთი სერვისით სარგებლობის ხარჯები გაცილებით ნაკლები იქნება, ვიდრე დამატებით საშტატო თანამშრომლის შენახვა.

7. დიდი დავალებები შეასრულეთ ნაწილ-ნაწილ (ტაქტიკა “დასაჭრელი სალიამი”).
ჯერ კიდევ ალბერტ ეინშტეინმა აღნიშნა, რომ ადამიანების უმრავლესობას მოსწონს შეშის ჩეხვა, რადგან ეს საქმიანობა შედეგს მაშინვე იძლევა. სწორედ იმის გამო, რომ შედეგი სწრაფი არ იქნება, ადამიანები წელავენ საქმის შესრულებას და საბოლოოდ ეზარებათ კიდეც მისი დასრულება. ძალიან მოშიებულ ადამიანსაც კი არ შეუძლია მთლიანი ხარი შეჭამოს, საკმარისია ხორცის რამოდენიმე ნაჭერი. სწორედ ასეა მიზნები და საქმეც, ისინი უნდა დაიყოს პატარა პორციებად და გარკვეული დროის მანძილზე მოხდეს მათი შესრულება. პირველი შუალედური მიზნის მიღწევის შემდეგ გამოვლინდება გარკვეული შედეგები, რომლებიც მოახდენენ დანარჩენი სამუშაოს შესრულებისთვის ადამიანის სტიმულირებას.

8. დაუწესეთ საკუთარ თავს “А” კატეგორიის საქმის შესრულების ვადები
მიზნების მიღწევის გზაზე ყველაზე დიდ პრობლემას ყოველთვის დროის უკმარისობა წარმოადგენს. ამის მიზეზი მარტივია: დააპირებ თუ არა დაგეგმილი საქმის დაწყებას, ეგრევე დაუგეგმავი შეხვედრის დანიშვნა ხდება საჭირო, მოლაპარაკებები ჭიანურდება, წარმოიშობა გაუთვალისწინებელი გარემოებები ან უბრალოდ ყურადღება გადააქვს წვრილმან, ყოველდღიურ საქმიანობას და სწორედ ამის გამო იძულებული ხდებით უარი თქვათ დაგეგმილი საქმის შესრულებაზე. თუ თავიდანვე, მაგალითად თვის დასაწყისშივე მოახდენთ კალენდარში გარკვეული დროის ბლოკების დარეზერვებას საკუთარი ჩანაფიქრის განსახორციელებლად და აღიქვამთ მათ როგორც დაგეგმილ საქმიან შეხვედრებს ან თათბირებს, ამასთან, მონიშნავთ მათ იგივე ფერის მარკერით, რომლითაც მნიშვნელოვან საკითხებს ნიშნავთ, ეს დაგეხმარებათ ფსიქოლოგიურად განეწყოთ მათი შესრულების აუცილებლობაზე. ამის შემდეგ თქვენ აღარ მოგიწევთ ასეთი საკითხების გადადება წვრილმანების გამო და აიძულებთ საკუთარ თავს შასრულოთ თქვენთვის მართლაც მნიშვნელოვანი საკითხები. ასევე საჭიროა თქვენთვის “А” კატეგორიის მქონე საკითხები შეავსოთ ფიცრებით, თარიღებით და დამატებითი ინფორმაციით, ეს დაგეხმარებათ სხვა საკითხებთან დაკავშირებით დათქმული თარიღები და ვადები შეუთავსოთ თქვენთვის მნიშვნელოვან საკთხებს და არ ამოაგდოთ ისინი მნიშვნელოვანი საკითხების განრიგიდან.

9. მთავარი საკითხები შეასრულეთ დილაადრიან (წარმატების შეგრძნება).
“დილა ოქროთი გვაჯილდოვებს”-ო ნათქვამია. ხშირ შემთხვევაში, დაუგეგმავი საკითხების გამო, დილიდანვე შეიძლება ჩაგეშალოთ გეგმები, ეს შეიძლება იყოს სატელეფონო ზარები, შეხვედრები და ა.შ. თუმცა, ის, რაც შესრულებულია წინასწარ, დილთ ადრე, ქმნის წარმატების შეგრძნებას; დილით მუშაობის შედეგს უკვე ვეღარავინ შეცვლის და გააფუჭებს. ბევრი მეწარმის საიდუმლო იმაშია, რომ ისინი დილაადრიან, სახლში ან სამსახურში, ცდილობენ მოასწრონ მათთვის მნიშვნელოვანი საქმეების შესრულება, ან დაწყება მაინც. მსგავსი გადაწყვეტილება და ქმედება ნებისმიერ შემთხვევაში ნყოფიერია.

10. გაცნობიერებულად გაითვალისწინეთ სამუშაო გეგმაში შრომისუნარიანობის დონის მერყეობა
ბევრ ჩვენგანს საკუთარ თავზე აქვს გამოცდილი, რომ დღის მანძილზე შრომისუნარიანობის დონე იცვლება, ზოგჯერ პიკს აღწევს, ზოგჯერ კი მკვეთრად ეცემა. ეს იმისდა მიუხედავად ხდება, ადამიანი “ტოროლაა” თუ “ბუ”. ნებისმიერ შემთხვევაში, საჭიროა ყველაზე მნიშვნელოვანი საკთხების შესრულების დაგეგმვა იმ პერიოდზე, როცა შრომისუნარიანობა მაღალ დონეზეა, რადგან ამ დროს ადამიანს შეუძლია მნიშვნელოვანი საკთხები მთელი ძალისხმევით შეასრულოს და კარგი შედეგიც მიიღოს, რადგან სავსეა ენერგიით და მონდომებით. რუტინული ტიპის სამუშაო, რომელსაც დიდი მნიშვნელობა არ აქვს, სჯობს შეასრულოთ ბოლოს. დღის დაგეგმვის დროს საჭიროა გაითვალისწინოთ, რომ მნიშვნელოვანი საკთხების მოგვარება ყოველთვის უმჯობესია დღის დასაწყისში. შრომისუნარიანობის მაღალი დონის ქონისას აწარმოეთ შეხვედრები, მოლაპარაკებები, მოიწვიეთ თანამშრომლებთან კრებები, შეხვდით კლიენტებს. ხოლო შრომისუნარიანობის დაბალი დონისას დრო დაუთმეთ კონსულტაციებს და სატელეფონო საუბრებს.

Print Friendly, PDF & Email

About author

B2PGE
B2PGE 1493 posts

<p>ჩვენ მაქსიმალურად ვცდილობთ ხელი შევუწყოთ პოზიტიურ აზროვნებას, დავთესოთ ჩვენს საზოგადოებაში კეთილი მარცვლები, მეტი წარმატების ნაყოფის მოსატანად და ამაში ჩვენ მთელ სულს და გულს ვდებთ.</p>

View all posts by this author →

You might also like